适用场景
覆盖采购退货全场景，一单到底
质量不合格退货
到货后验收发现产品质量不符合标准，在ERP中登记退货，自动冲减库存，通知财务处理应付款。
超量到货退回
供应商实际发货超过采购数量，对多余部分发起退货，系统自动匹配原入库单，精确计算退货金额。
发货错误换货
供应商发错规格或型号，先退货后重新采购，两张单据关联便于对账，账务记录完整清晰。
字段说明
了解每个字段的含义，准确填写退货信息
| 字段名称 | 是否必填 | 字段说明 |
|---|---|---|
| 退货单号 | 自动生成 | 系统按规则自动生成，格式如 TH20240601001，唯一标识一张退货单 |
| 退货日期 | 必填 | 实际退货发出日期，影响库存冲减时间和财务账期 |
| 供应商 | 必填 | 退货对象，从系统供应商档案中选择；关联原采购单后自动带入，可修改 |
| 关联入库单 | 建议填写 | 关联原采购入库单，系统自动校验退货数量不超过入库数量，确保退货有据可查 |
| 退货仓库 | 必填 | 退货物料出库的仓库，库存将从该仓库中扣减 |
| 退货原因 | 建议填写 | 说明退货原因（质量不合格/超量/发错货等），便于供应商评级和后续分析 |
| 备注 | 选填 | 补充说明，如与供应商的沟通记录、特殊处理要求等 |
| 审核状态 | 自动生成 | 未审核 / 已审核；已审核后库存正式冲减，禁止修改 |
| 出库状态 | 自动生成 | 未出库 / 部分出库 / 已出库；根据实际退货发出情况自动更新 |
| 字段名称 | 是否必填 | 字段说明 |
|---|---|---|
| 物料编码 | 必填 | 退货物料的唯一编码，从系统物料档案中选择；关联入库单后自动带入明细 |
| 物料名称 | 自动带入 | 选择物料编码后自动填充，不可单独修改 |
| 规格型号 | 自动带入 | 物料的规格型号，从物料档案自动带入 |
| 退货数量 | 必填 | 本次退货的数量；关联入库单时不可超过已入库数量，系统自动校验 |
| 单位 | 自动带入 | 物料计量单位，从物料档案自动带入 |
| 退货单价 | 必填 | 退货结算单价；关联入库单后自动带入采购价，可根据实际情况调整 |
| 退货金额 | 自动计算 | 退货数量 × 退货单价，自动计算，不可手工修改 |
| 批次/序列号 | 按需填写 | 开启批次/序列号管理的物料需指定具体批次，确保库存精确追溯 |
操作步骤
按步骤完成退货，确保库存与财务双向更新
新建退货单
进入「采购管理 → 采购退货单」，点击「新增」，填写退货日期和供应商。建议在「关联入库单」处选择原采购入库单，系统自动带入供应商、仓库和物料明细。
填写退货明细
在明细行中确认物料编码、退货数量和退货单价。若未关联入库单，则手工添加物料并填写数量单价。核实退货原因字段，便于供应商管理与统计分析。
提交审核
保存退货单后，提交给主管审核。审核人检查退货原因、数量和金额是否合理，确认无误后点击「审核」，退货单状态变为「已审核」。
退货出库
审核完成后，仓库人员实际将货物送出。系统根据审核状态自动更新库存，出库状态从「未出库」变为「已出库」。财务同步生成应付款冲减记录。
财务对账
退货出库后，财务根据退货单金额与供应商对账，确认退款或冲减后续应付款。系统保留完整的退货记录，支持按供应商、时段导出汇总报表。
状态说明
掌握退货单的状态变化，了解每个阶段的操作权限
审核状态
- 未审核：退货单刚创建，可修改明细；提交审核后等待主管确认
- 已审核：主管确认退货合理，退货单锁定；库存正式冲减，财务记账
- 已反审核：审核后发现问题，执行反审核退回修改；库存恢复，重新进入未审核状态
出库状态
- 未出库：退货单审核完成，货物尚未实际交还供应商
- 部分出库：分批退货时，已退出部分数量，仍有待退出数量
- 已出库：所有退货物料已全部退出，等待供应商确认并处理应付款
注意事项
避免常见操作误区，确保退货流程规范
关联入库单时，系统自动校验退货明细数量不超过该入库单的已入数量。如需退货数量超过单次入库量，请关联多张入库单或分批新建退货单。
退货单一旦审核，库存立即冲减、财务已记账，必须先执行「反审核」才能修改。频繁反审核会产生异常记录，请在审核前仔细核对数量和金额。
系统关联入库单后自动带入原采购单价，通常无需修改。若供应商协商以不同价格退款，须在备注中说明原因，财务审核时留存记录。
若企业开启了物料批次管理，退货明细中必须指定具体批次号，以确保库存明细账准确无误；未指定批次号时系统将提示错误，无法保存。
系统化管理退货，降低采购损耗
全流程记录，库存财务自动联动，消除人工统计误差
相关单据
采购退货单与以下单据紧密关联
还有疑问？联系我们获取专属支持
专业顾问为您解答采购退货管理问题，助力业务规范化
