采购管理 · 采购订单 · 核心采购单据

采购订单使用说明

采购订单是向供应商正式下单的凭证——确定品名、数量、价格和交货期，审核后驱动入库和付款，全流程状态实时追踪。

新建采购单 › 审核下单 › 到货入库 › 付款核销
查看其他文档
采购订单列表界面截图
采购订单列表界面
操作流程

采购订单三步核心操作

新建、审核、跟踪入库，每步操作要点

01
新建采购订单，填写采购明细
菜单「采购管理 → 采购订单」进入列表，点击「新增」。选择供应商，填写交货日期，在明细行添加商品、数量和单价。可从采购计划一键转入，也可手工录入。系统自动生成采购单号。
手动新增采购单（取单）
02
审核采购订单，正式向供应商下单
确认商品、数量和价格无误后点击「审核」。审核后订单生效，系统生成对应的应付款开账，供应商可凭此单备货发货。已审核订单如需修改，须先「反审核」。
创建采购单
03
到货时凭采购单办理入库
到货后在「采购入库」模块取采购单进行到货验收，填写实收数量后审核入库。系统自动更新采购订单的「入库状态」，支持多次分批到货，直到全部入库完成。
指定报价目录新增采购单
字段说明

采购订单字段详解

主表与明细的所有字段说明

字段名填写说明必填备注
采购单号由编码规则自动生成，具有唯一性自动系统设置 → 流水号设置可修改规则
采购日期下单日期，默认当天是
供应商从已审核正式供应商中选择是选择后自动带出联系人、电话等信息
供应商分类由选择的供应商带出自动
交货日期期望供应商交货的日期否用于跟踪交期
付款方式与供应商约定的结算方式，如账期、现金等否影响应付款生成时机
仓库采购商品计划入库的仓库否可在明细行分别指定
联系人供应商对接人，可手动修改否
联系电话供应商联系电话否
采购员负责本次采购的员工否
备注特殊要求或说明否
字段名填写说明必填备注
商品采购的物料，从商品资料中选择是选择后带出规格、单位
规格商品规格，由商品资料带出自动
单位采购单位是
采购数量本次向供应商采购的数量是
单价含税单价或不含税单价，取决于系统设置是可从供应商价格表自动带出
金额采购数量 × 单价，自动计算自动
税率增值税税率，如13%、9%等否影响税额和含税金额计算
税额自动计算：金额 × 税率自动
含税金额金额 + 税额自动
仓库该行商品的入库目标仓库否覆盖主表仓库设置
已入库数量已通过采购入库单确认的数量自动实时更新
备注该行特殊要求否
状态说明

采购订单状态流转

采购订单有 3 组独立状态，分别追踪审核、入库、付款进度

状态类型状态值含义说明
审核状态未审核新建初始状态，可编辑删除，未生成应付款
已审核订单生效，生成应付款开账；如需修改须先反审
入库状态未入库尚无已审核的采购入库单
入库中有已审核的入库单，但采购商品未全部到货入库
已完成采购商品已全部入库
付款状态未付款关联应付款开账尚无付款核销单
付款中有付款核销单，核销金额小于应付款合计
已付款核销金额等于所有应付款金额合计
功能截图

供应商报价目录功能

在供应商资料中录入价格表后，新建采购订单时可自动带出最新单价，减少手工录入错误。

供应商报价目录说明
供应商报价目录说明
指定报价目录明细
指定报价目录明细
成功添加指定报价目录
成功添加指定报价目录
注意事项

使用前注意了解

审核后生成应付款：采购订单审核后系统自动生成应付款开账，金额由付款方式决定生成时机。如需取消，须先反审并处理相关财务数据。
分批入库支持：一张采购订单支持多次分批入库，每次入库创建独立的采购入库单，系统累计已入库数量，直到全部到货。
价格含税/不含税：采购订单的单价是含税还是不含税，取决于系统初始化设置。请在使用前确认本企业的税务设置，避免金额计算混乱。
供应商价格表：如果在供应商资料中录入了价格表，新建采购订单时选择商品后系统会自动带出最新单价，减少手工录入错误。
产品价值

采购订单，让进货流程有据可查

从下单到入库到付款，全链路状态追踪

自动
价格带出
减少录入错误
分批
多次到货
灵活入库
实时
入库状态追踪
掌握到货进度
联动
审核即生成
应付款开账
关联单据

采购订单的上下游

来源
采购计划
审核后的采购计划可一键转为采购订单
可生成
采购入库
到货后取采购订单明细办理入库，支持分批到货
关联
采购退货
入库后发现质量问题，凭入库记录办理退货

想规范采购下单流程？

俭俭AI-ERP的采购管理，从下单到入库到付款，全链路有据可查，告别手工台账。

查看 其他学习资料