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应付请款核销单使用说明

应付请款核销单用于核销应付请款单与实际付款记录的对应关系,确认企业已完成付款并正式结清应付账款。通过核销操作,将出纳的付款凭证与请款申请单精确匹配,保障应付账款数据的准确性与可追溯性。

付款核销 应付结清 核销确认 财务对账 采购付款
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什么是应付请款核销单?

核销单是连接"付款申请"与"实际付款"的财务凭证

核销请款与付款

将已审核的应付请款单与实际付款记录关联,按付款金额逐一核销,确认付款完成,应付账款正式结清。

关联付款凭证

核销单可选择对应的付款凭证单据,系统自动计算剩余可核销金额,避免重复核销或超额核销。

追踪付款进度

系统实时展示每条请款明细的已核销金额与未核销余额,帮助财务人员清晰掌握供应商应付账款的结清进度。

业务场景说明

在采购付款流程中,企业向供应商付款需要经历"申请-审核-付款"三个阶段。应付请款单负责申请与审核环节,而应付请款核销单则负责最后的"确认付款"环节。

具体来说:出纳按照已审核的请款单完成银行转账或现金支付后,需要通过应付请款核销单将付款凭证与请款单进行核销匹配。核销后,系统自动更新请款单的付款状态,并将对应的应付账款余额减少。

应付请款核销单是应收请款核销单的对应版本。两者流程结构相同,区别在于:应收核销单处理"收款确认",应付核销单处理"付款确认",分别对应企业的应收与应付两个方向的账款管理。

与应收请款核销单的对比

应付请款核销单(本功能)

  • 适用场景:企业向供应商付款
  • 资金方向:资金流出(付款)
  • 关联对象:应付请款单 + 付款凭证
  • 核销目的:确认付款已完成,结清应付账款
  • 主要用户:出纳、应付账款财务

应收请款核销单(参考功能)

  • 适用场景:客户向企业付款
  • 资金方向:资金流入(收款)
  • 关联对象:应收请款单 + 出纳记账
  • 核销目的:确认收款已完成,结转应收账款
  • 主要用户:出纳、应收账款财务

字段说明

了解应付请款核销单各字段的含义与填写要求

主表字段
字段名说明是否必填备注
核销单号由系统编码规则自动生成,具有唯一性,不可手动修改系统自动格式如:FAPV-20241107-001
核销日期默认为当前系统日期,可由用户手动修改为实际核销日期必填影响账期统计
结算单位类型选择结算单位的类型,须与应付请款单一致必填如供应商、服务商等
结算单位选择本次核销对应的供应商或结算主体必填从供应商档案中选取
核销摘要填写本次核销的补充说明,如银行流水号、付款批次等选填便于对账查阅
付款凭证明细字段
字段名说明备注
付款凭证单号关联的付款凭证单号,系统自动带出系统带出
付款金额付款凭证上记录的实际付款总金额系统带出
请款金额该付款凭证已关联的请款金额合计系统计算
直接核销金额该付款凭证已通过直接核销方式结清的金额系统计算
剩余可核销金额= 付款金额 - 请款金额 - 直接核销金额,为本次可用于核销的最大额度系统计算
本次请款金额本次从该付款凭证中用于核销的金额,须不超过剩余可核销金额必填,有上限约束
请款明细字段
字段名说明备注
请款单号关联的应付请款单号,系统自动带出系统带出
请款金额该请款单的原始请款总金额系统带出
请款核销金额该请款单已完成核销的累计金额系统计算
未核销金额= 请款金额 - 请款核销金额,即尚待核销的余额系统计算
本次核销金额本次对该请款明细实际核销的金额,须不超过未核销金额必填,有上限约束
结算账户本次付款使用的企业银行账户系统带出或手动选择
剩余未核销金额核销完成后,该明细剩余的未核销余额系统计算
状态说明
草稿
核销单已保存,尚未提交审核,可继续修改
已审核
审核完成,核销金额正式确认,应付账款完成结清
核销完成
所有关联请款明细的未核销余额均已归零,核销彻底完成
状态流转示意
草稿
提交审核
已审核
核销完成

审核后核销金额正式生效,对应的应付请款单付款状态实时更新。反审操作会撤销已生效的核销金额,请款单付款进度回退,可重新编辑后再次审核。

操作按钮说明

应付请款核销单支持以下操作按钮

新增 修改 删除 审核 反审 查看
按钮触发条件操作说明
新增任意时刻进入新增核销单页面,填写核销信息
修改草稿状态修改核销单的主表或明细信息
删除草稿状态永久删除整张核销单,不可恢复
审核草稿状态审核通过后核销金额正式生效,应付账款完成结清
反审已审核状态撤销审核,恢复为草稿,核销金额取消,请款单付款进度回退
查看任意时刻查看核销单详情,包含付款凭证明细及请款明细,不可编辑

主要操作步骤

按照以下步骤完成应付请款核销操作

1

点击新增,选择结算单位

在应付请款核销单列表中,点击"新增"按钮进入新增页面。核销单号由系统自动生成,填写核销日期(默认当前日期),选择结算单位类型和具体的结算单位。结算单位一旦确定,后续所有关联的付款凭证和请款明细都须属于同一结算单位,不可跨供应商混用。

应付请款核销单新增页面
应付请款核销单新增页面 — 填写主表基本信息
2

添加付款凭证明细,填写本次请款金额

在付款凭证区域,点击加号按钮,从付款凭证列表中选择本次付款对应的凭证单据。系统自动带出付款金额、已关联请款金额和直接核销金额,并实时计算剩余可核销金额。根据实际情况在"本次请款金额"字段填写本次使用的金额,该金额不可超过剩余可核销金额,超出时系统给出错误提示。

3

添加请款明细,填写本次核销金额

在请款明细区域,点击加号按钮,从应付请款单列表中选择需要核销的请款单。系统自动带出请款金额、已核销金额和未核销金额。根据付款情况,在"本次核销金额"字段填写本次实际核销的金额,该金额不可超过当前的未核销金额。系统实时计算核销后的剩余未核销余额,便于确认。

4

核验金额平衡后保存

在保存前,请确认付款凭证明细的"本次请款金额"合计与请款明细的"本次核销金额"合计相等。系统在保存时会进行余额平衡校验,不平衡时无法保存并给出提示。确认无误后点击保存,此时核销单状态为"草稿",尚未生效,仍可修改。

5

审核核销单,核销正式生效

保存核销单后,在列表中选中该单据,点击"审核"按钮进行审核。审核通过后,系统正式确认核销金额,并同步更新以下数据:对应的应付请款单付款状态(未付款/部分付款/已付款)更新,付款凭证的剩余可核销额度减少,应付账款余额相应降低。全部金额核销完成后,请款单状态自动变更为"已付款"。

核销流程示意
选择结算单位
添加付款凭证
添加请款明细
金额平衡校验
保存草稿
审核生效

反审操作会撤销已生效的核销金额,对应请款单的付款进度回退为核销前状态,付款凭证的可核销额度恢复,可重新编辑后再次审核。

关联关系说明

应付请款核销单涉及的关联单据

付款凭证:记录企业向供应商实际付款的凭证,包含付款金额、付款日期、收款方等信息。核销单通过引用付款凭证,确认本次核销的资金来源,防止同一笔付款被重复核销。

应付请款单:财务部门向供应商发起的付款申请单据,记录应付金额和付款明细。核销单通过核销请款明细,逐步减少请款单的未核销余额,直至全额核销后请款单自动变更为"已付款"状态。

约束关系:付款凭证的本次请款金额合计须与请款明细的本次核销金额合计严格相等,系统在保存时进行余额平衡校验,不平衡时无法完成保存操作。

常见问题与注意事项

使用应付请款核销单前请了解以下关键规则

使用应付请款核销单时请注意以下几点
  • 付款凭证和请款明细必须属于同一个结算单位,不同供应商的单据无法在同一张核销单中混合使用。
  • 金额约束须同时满足:付款凭证本次请款金额须不超过剩余可核销金额;请款明细本次核销金额须不超过未核销金额;且两侧金额合计必须相等,否则系统拒绝保存。
  • 审核后付款凭证和请款单的核销数据会同步更新,请确认所有金额无误后再执行审核操作。
  • 若发现核销金额有误,需先执行"反审"操作将状态回退至草稿,修改后重新审核;已审核的核销单不能直接修改。
  • 一张付款凭证可分多次核销,系统会累计已核销金额并实时显示剩余可核销额度,便于分批次付款场景下的账务管理。

相关功能

以下功能与应付请款核销单密切相关,建议一并了解

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