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预收核销单使用说明

预收核销单用于对预收款开账单据进行核销,将企业收到的预收款与实际业务产生的应收款进行匹配对冲,消化预收账款余额,完成收款结算闭环。支持自动生成和手动生成两种方式,满足不同规模和复杂度的核销业务需求。

预收款核销 应收冲减 出纳核销 预收账款消化
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什么是预收核销单?

预收核销单是处理预收款与应收款对冲匹配的核心财务单据

预收款与应收款对冲

将企业向客户预收的订金或货款,与实际发货后产生的应收款进行逐笔匹配核销,减少应收账款余额,实现账款的精确对冲。

消化预收账款余额

通过核销操作,将挂账的预收款项逐步核销消化,使财务账面真实反映实际收款状态,避免预收款长期挂账导致账务混乱。

两种生成方式灵活切换

支持系统自动匹配生成(按规则自动对应预收款与应收款)和手动生成(手工指定具体核销对象)两种模式,适应不同复杂度的业务场景。

预收核销的典型业务场景

1 订金抵扣货款

客户下订单时支付了部分订金,发货后产生应收账款,通过预收核销将订金抵扣应收款,客户只需补缴差额。

2 月结客户预付核销

月结客户提前打款到账,月末根据实际发货金额,用预收款统一核销当月产生的全部应收款。

3 跨单位预收款统一核销

集团客户旗下多子公司都有预收款,需要统一核销旗下应收款时,关闭"结算单位限制"以支持跨单位操作。

字段说明

了解预收核销单主表各字段含义,正确配置核销参数

主表字段
字段名说明备注
预收核销单号由系统编码规则自动生成,全局唯一,不允许手动修改,用于单据追溯和关联查询系统自动生成
核销日期本次核销操作的账务日期,默认填入当前系统日期,可手动修改为实际业务日期必填,默认当天
结算单位类型指定核销对象所属的往来单位类别,可选借贷方、自定义往来、客户或供应商等类型必填
结算单位具体的付款单位名称,即本次预收款的付款方,用于确定核销操作的往来主体必填
结算单位限制勾选时:出纳记账弹窗和预收款开账弹窗均按此结算单位过滤,只显示该单位的单据;不勾选时:不按单位过滤,可跨单位选取单据进行核销默认勾选
备注可填写本次核销操作的说明或备注信息,便于后续查阅账务记录选填
系统自动计算字段
字段名说明来源
出纳核销金额合计本次核销单中,出纳记账明细行中所有本次核销金额之和系统汇总
预收款开账核销合计本次核销单中,预收款开账明细行中所有本次核销金额之和系统汇总
应收冲减金额合计本次核销单中,应收冲减明细行中所有本次冲减金额之和系统汇总

按钮说明

预收核销单列表页及详情页提供以下操作按钮

按钮名称功能说明可用条件
新增创建新的预收核销单,进入新增表单页面,选择生成方式(自动生成或手动生成)后进入对应的新增流程任意时刻
删除删除选中的预收核销单,删除后不可恢复,请确认核销业务无误后再删除仅未审核状态可删
审核对已填写完整的预收核销单进行审核,审核后核销正式生效,系统更新相关预收款和应收款的余额及核销状态仅未审核状态可审
反审撤销已审核的核销操作,反审后核销金额全部取消,预收款和应收款余额恢复,核销单变回未审核状态可重新编辑仅已审核状态可反审
刷新刷新当前列表,获取最新的核销单数据,用于多人协作时同步最新状态任意时刻
操作日志查看当前核销单的完整操作记录,包含每次创建、修改、审核、反审的操作人和操作时间有记录时可查

状态说明

预收核销单的审核状态决定核销是否已正式生效

审核状态

未审核
核销单已创建但尚未通过审核,此时核销操作不生效,预收款余额和应收款余额均未发生变化,可继续编辑或删除。
已审核
核销单已完成审核,核销正式生效,相关预收款和应收款的余额已按照核销金额同步更新,不可再编辑,如需撤销须执行反审操作。

状态流转

新增
创建核销单后,状态默认为"未审核",可进行编辑、保存、删除等操作。
审核后
点击"审核"按钮后,状态变为"已审核",核销金额正式扣减。若发现问题,可通过"反审"回到未审核状态重新处理。

两种新增方式对比

根据业务规模和复杂程度,选择最适合的核销单生成方式

方式一 自动生成

点击"新增"后选择"自动生成",系统自动根据结算单位、核销日期等条件,在符合规则的预收款开账单据和应收款之间自动进行匹配,批量生成核销明细,无需逐条手工选取。

  • 优点:操作快捷,适合单据量大、规则清晰的场景
  • 优点:减少人工操作失误,提升核销效率
  • 适用:同一结算单位有大批量预收和应收待核销
  • 注意:自动匹配规则由系统执行,核销后需复核明细是否符合业务预期

方式二 手动生成

点击"新增"后选择"手动生成",进入新增表单后,手工在出纳记账弹窗中选择具体的出纳记账单,在预收款开账弹窗中选择具体的预收款开账单,一对一地指定核销关系,完全由操作人掌控核销匹配逻辑。

  • 优点:核销关系明确,适合复杂或特殊账务处理
  • 优点:可精确控制每笔预收款核销哪笔应收款
  • 适用:特殊账务安排、跨期核销、部分核销等场景
  • 注意:操作步骤较多,适合财务人员熟悉账务细节后使用
选择建议
业务场景推荐方式理由
月末批量结算,同一客户有多笔预收和应收自动生成系统自动匹配,效率高,人工干预少
单笔大额订单,订金抵扣尾款手动生成指定具体核销关系,账务清晰
跨单位预收款核销(关闭结算单位限制)手动生成跨单位操作需人工确认对应关系
核销规则复杂,需部分核销某笔预收款手动生成可精确设置本次核销金额

操作步骤(手动新增)

以下步骤演示手动生成预收核销单的完整流程

1

进入预收核销单列表页,点击"新增"

在财务管理模块中找到"预收核销单"菜单,进入列表页。列表页展示所有已创建的核销单及其状态。确认待核销的预收款和应收款数据均已入账后,点击"新增"按钮进入新增方式选择弹窗。

预收核销单列表页
预收核销单列表页 — 展示所有核销单及审核状态
2

选择"手动生成"方式

在新增方式弹窗中,选择"手动生成"。手动生成适用于需要精确控制核销关系的场景,操作人可以自行指定哪些出纳记账单和预收款开账单参与本次核销,以及各自的核销金额。

新增方式选择弹窗
新增方式选择 — 可选自动生成或手动生成
3

填写主表信息并添加明细

进入手动核销新增表单后,填写核销日期(默认当天)、选择结算单位类型和结算单位,确认"结算单位限制"的勾选状态。若需跨单位核销则取消勾选。然后分别点击明细区域的添加按钮,选择参与本次核销的出纳记账单和预收款开账单,填写各行的本次核销金额。

手动核销新增表单
手动核销新增表单 — 填写主表字段并选择明细单据
4

保存后执行审核操作

核销明细填写完成后,确认各行核销金额无误,点击"保存"按钮。保存成功后返回列表或查看详情,核查核销单内容。确认无误后点击"审核"按钮,系统将正式执行核销操作,预收款余额和应收款余额同步更新。

审核预收核销单
审核操作 — 审核后核销正式生效,余额实时更新
5

查看核销详情,确认账务结果

审核完成后,点击核销单号进入详情页,查看核销结果。详情页显示完整的核销明细,包括参与核销的出纳记账单、预收款开账单,以及各行的核销金额和核销后余额。可通过操作日志追溯完整的审核流程。

查看预收核销单详情
查看核销详情 — 展示完整核销明细及账务结果
核销操作流程
选择新增方式
填写主表信息
添加出纳记账明细
添加预收款开账明细
保存
审核
核销生效

审核后如需修改,可先执行"反审"撤销核销状态,重新编辑后再次审核。反审不会删除单据,仅取消核销效果。

操作日志

通过操作日志追溯每笔核销单的完整操作历史

每张预收核销单都记录完整的操作日志,包含新增、保存、审核、反审等每次操作的操作人姓名、操作时间和操作内容,便于财务主管或审计人员对账务操作进行追溯和复核。

预收核销单操作日志
操作日志 — 记录每次审核、反审及修改的操作人和时间

注意事项

使用预收核销单时请注意以下几点
  • "结算单位限制"勾选时,出纳记账弹窗和预收款开账弹窗中仅显示该结算单位名下的单据;如需跨单位核销,需明确取消勾选,此操作会扩大可选范围,请确认业务授权后再操作。
  • 核销金额不得超过被核销单据的未核销余额。如果预收款开账单已被部分核销,本次可用余额以"出纳未核差额"或"应收未冲差额"为准。
  • 审核前请仔细核对明细行中的核销金额,审核后如需修改须先执行反审操作,反审会撤销所有已核销金额,建议谨慎操作以避免多次审核反审产生账务混乱。
  • 自动生成方式适合规则明确的批量操作,但自动匹配结果不一定完全符合财务人员的预期安排,建议自动生成后逐行复核核销明细,确认无误再审核。
  • 预收核销单与应收核销单是两个独立单据体系:预收核销单核销预收款开账与出纳记账之间的对冲;应收核销单核销出纳记账与应收款开账(销售发票等)之间的对冲。请勿混淆,根据实际业务选择对应的核销单类型。

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