商品资料建立实操
商品库是报价的地基：一份商品资料建好，全公司的报价单、单据都从这里引用。两种方式建档——手工逐条新增、AI 导入 Excel 批量搬家，全程真实界面截图演示。
商品信息管理，管的是这四件事
先看懂模块全貌，再动手操作——每一步操作都对应下面的一项能力。
手工逐条新增
列表点「新增」填表单，名称、分类、单位三个必填项填完即可保存——适合日常零星维护。
AI 批量导入
多年积攒的 Excel 商品表交给 AI 助手：列名自动识别映射，整批入库，存量资料一次搬完。
检索与引用
货号、品名检索直达；报价单选商品时品名、规格、单位自动带出，不用重复手敲。
审核上架
新商品默认待审核，管理员核对编码、单位无误后审核通过——错码错单位进不了正式单据。
动手前先分清这四个概念
新手卡住的地方，多半是概念没分清——四个词一次讲透。
商品信息(通用版)是什么
全公司共用的商品主数据库，进销存里所有单据（报价单、订单、出入库）里的商品都从这里引用。一处建档、全站使用——这里错了，后面每一张单都跟着错。
货号 与 品号
商品的系统编号，新增保存后由系统生成，列表检索与单据引用都靠它们精确命中商品。货号建议按"类别-材质-规格"编写并保持全库唯一——宁可长一点，不要含义模糊。
待审核 / 已审核
新商品保存后默认待审核：可以查看、检索，但不建议正式报价引用；管理员点「审核」通过后变为已审核，报价单放心引用。审核是把错码、错单位拦在正式单据外的质量闸。
AI 助手
工具栏右侧的智能入口。导入商品资料时，AI 会自动识别 Excel 列名与系统字段的对应关系，省去手工逐列配置映射——这是它与传统表格导入最大的区别。
新增商品表单字段详解
三个必填项填完就能保存，其余字段越全越好。
| 字段名 | 填写说明 | 必填 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 商品名称 | 商品的标准名称，建议用全称统一口径，报价明细带出的品名就是它 | 是 | — |
| 分类 | 从左侧分类树选择所属分类，列表可按分类目录过滤 | 是 | 分类树可自行维护 |
| 单位 | 计量单位（张 / 条 / 吨 / 个……），报价数量按此单位计算 | 是 | 导入时缺单位的行会被跳过 |
| 规格 | 规格型号，原样保留行业写法，不做翻译 | 否 | — |
| 品牌 | 品牌名称，同类多品牌时用于区分 | 否 | — |
| 销售单价 | 默认报价单价，开单时自动带出、可改 | 否 | 不填则开单时手工输入 |
| 备注 | 包装方式、结算约定等补充说明 | 否 | — |
| 货号 / 品号 | 系统编号，保存后生成，用于检索与单据引用 | 自动 | 见上方「核心概念」 |
商品名称
建议按"材质+品名+关键规格"命名（如 304不锈钢板），全公司统一叫法——同一个商品有人叫"不锈钢板"有人叫"钢板"，检索会漏、建档会重复。报价明细带出的品名就是它，名称规范直接决定客户看到的单据质量。
分类
分类树在「商品附属资料」里维护，支持多级目录。建议按业务习惯分（材质/品牌/用途），层级不超过三级——太深反而找不到。列表左侧的分类树点击即可过滤，分类建得好，检索效率翻倍。
单位
计量单位一旦被报价单引用就不要再改——否则历史单据里"数量 10"的含义会跟着变，对账容易出歧义。AI 导入 Excel 时缺单位的行会被自动跳过，准备表格时务必带上单位列，缺的行补上再导一次即可。
规格
照抄行业通用写法（如 3.0×1250×2500），客户和同事都看得懂。不要自创缩写或翻译成自己的话——三个月后连自己都不一定认得，更别说接手的同事。
品牌
可留空。同品名不同品牌是两条独立档案、各有货号；品牌维度的统计（哪个品牌卖得多）就靠这个字段。
销售单价
这里维护的是"标准报价"。促销价、客户特价在开单时修改，或用价格策略统一管理；修改这里的单价不影响已经开出的报价单。
备注
给同事看的内部信息（起订量、交期、库存位置等），不会出现在打印单上。需要给客户看的信息，写在报价单明细行的备注里。
货号 / 品号
货号是主检索号，支持前缀模糊搜索（输入 GB- 出所有板材类）；品号可用来对照厂商料号。两者保存后由系统生成，单据引用靠它们精确命中。
列表工具栏按钮一览
按"增删改查"分组，同组相邻——和实际工具栏的排布一致。
| 按钮 | 作用 | 使用提示 |
|---|---|---|
| 新增与删除 | ||
| 新增 | 打开新增窗口，手工创建商品资料 | 必填：名称 / 分类 / 单位 |
| 删除 | 删除未被引用的商品 | 已被引用的不可删；不可恢复 |
| 快速建档 | ||
| 复制 | 以现有商品为模板建档 | 同规格多品牌最快 |
| AI | 打开 AI 助手，Excel 批量导入 | 见下方「方式二」 |
| 修改与停用 | ||
| 审核 / 反审 | 通过或撤回审核，控制能否被正式引用 | 新商品默认待审核 |
| 注销 | 停用归档，档案与历史单据保留 | 下拉菜单第一项 |
| 反注销 | 恢复已注销的商品 | 下拉菜单第二项 |
| 数据与帮助 | ||
| 导出 | 资料备份 / 对外报价底稿 | — |
| 导入 | 传统表格导入（映射手工配） | 优先用 AI 导入 |
| 刷新 | 重载列表数据 | — |
| 帮助 | 直达学习资料中心 | 本教程所在 |
新增
必填只有三项——商品名称、分类、单位，填完即可保存。保存后默认"待审核"状态，审核通过后才能被正式报价引用。
删除
已被报价单等单据引用的商品不能删——系统保护历史单据的完整；删不掉的用「注销」归档。删除不可恢复，动手前想清楚。
复制
适合同规格多品牌、系列商品批量建档——选中模板商品点「复制」，改个名称保存即可，货号系统重新生成，不会重复。
AI
打开 AI 助手进入 Excel 导入流程（见下方「方式二」）。AI 自动识别列名映射，第一次用建议先小批量试跑，确认映射无误再上全量。
审核 / 反审
新商品默认待审核，点「审核」通过后才能被正式报价放心引用——这是把错码、错单位拦在正式单据外的最后一道人工闸。审错了点「反审」撤回，改完再审；谁审的、何时审的在操作日志可追溯。
注销 / 反注销
「注销」按钮点开是下拉菜单：注销=长期不卖的商品归档，列表默认不再显示，但档案和历史单据全部保留；反注销=哪天重新开卖，一键恢复。
导出 / 导入
导出可当资料备份或对外报价底稿；传统的表格批量导入在「数据导入」模块（字段映射要手工配置，AI 导入免这一步）。
刷新 / 帮助
列表数据不是最新时点「刷新」；「帮助」直达学习资料中心，本教程就在那里。
常见异常与处理方法
建档与导入过程中最常见的八种异常，对号入座直接处理。
| 异常 | 现象 | 处理方法 |
|---|---|---|
| 信息残缺 | 导入时部分行缺单位 / 分类，被自动跳过 | 先导成功的行；缺的行在 Excel 补齐后再导一次，已有档案会进"疑似重复"预检，不会重复建档 |
| 信息错误 | 保存后发现编码 / 单位 / 规格录错 | 未被引用：直接改；已审核：先反审再改；已被引用且错得重：别改单位（历史单据含义会变），注销后重建一条 |
| 已存在 / 重复 | 提示疑似重复（同货号或同名同规格） | 先检索确认库里是否已有——有就用现有的；确认是不同商品（如同名不同品牌）才保留两条 |
| 映射错列 | 信息进了错误字段（品名进了规格列） | 返回映射检查步，调整对应关系或修正 Excel 表头，重新解析再导 |
| 导入后搜不到 | 导入成功但列表里找不到该商品 | 清掉分类树 / 页签筛选用货号精确搜；核对导入结果的成功行数是否包含它 |
| 文件打不开 | Excel 解析失败 | 另存为标准 xlsx（csv 或启用宏的表格会解析失败）；文件过大按 Sheet 拆分再传 |
| AI 列名没识别 | 映射页显示"未匹配" | 多因表头不规范（合并单元格 / 多行表头）——改用单行表头；或在该列手动选择对应系统字段 |
| 误删 / 误注销 | 手滑注销或删错了 | 注销可「反注销」恢复；删除不可恢复——被引用的商品本来就删不掉，没被引用的删了只能重新建档 |
手工新建商品资料
适合日常零星新增：进列表、填信息、保存三步完成。
左侧功能菜单进入商品信息管理列表，列表支持按货号、品名检索，左侧分类树可按目录过滤；点击工具栏「新增」开始创建商品资料。
图：商品信息管理列表，点击工具栏「新增」
在新增窗口填写商品名称（必填），选择分类、单位（必填），并根据实际情况补充规格、品牌、销售单价、备注等字段——信息越全，后续报价检索与带出越准。字段含义见下方「字段说明」。
图：商品新增窗口，逐项填写商品信息
核对无误后点击「保存」，商品即进入列表（默认待审核状态）；需要调整时打开该商品修改再保存即可。
图：填写完成后点击保存
AI 导入商品资料
适合存量搬家：准备商品 Excel，AI 助手自动识别列名、整批入库。
仍在商品信息管理页面，点击工具栏右侧「AI 助手」，进入商品资料导入流程。
图：工具栏右侧的「AI 助手」入口
在 AI 助手中选择准备好的商品 Excel 文件（支持 xlsx / xls），文件里每个 Sheet 对应一批资料。
图：选择要导入的商品 Excel 文件
AI 会自动识别 Excel 列名与系统字段的映射；逐项检查确认——映射错一列，整列数据都会进错字段。
图：Excel 列名与系统字段的对应关系
确认映射后系统解析出预览，逐项核对商品信息是否与 Excel 一致；发现异常可返回上一步调整映射或修正文件。
图：核对示意——列名对应与解析信息逐项确认
确认无误后执行导入，完成后核对成功与跳过的行数；跳过行按提示修正后可再次导入，不影响已成功的部分。
图：导入结果示意——预检项、结果与处理
这一页的高频问题
商品资料和哪些模块打交道
商品库是进销存的底座——建好它，下游单据才能引用。