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对账管理使用说明

对账管理用于对账簿数据进行检查核对,生成标准对账单供客户或供应商确认。系统自动汇总上期结余、本期应收、本期已收等数据,支持单结和月结等多种结款方式,提高对账效率和准确性。

对账单生成 应收核对 月结管理 打印对账
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什么是对账管理?

对账管理帮助企业定期核对往来账款,减少账款纠纷

自动汇总账款数据

点击对账按钮,系统自动从账簿中拉取选定结算单位、选定时间范围内的应收、已收、冲减、坏账、返利等数据。

生成标准对账单

系统自动生成包含上期结余、本期各项收支汇总的标准对账单,可打印后发送给客户或供应商进行书面确认。

支持多种结款方式

支持单结、月结、现金、现金后发货、发货后现金等多种结款方式,灵活适应不同客户的结算协议。

字段说明

了解对账单各字段含义及计算公式

主表字段
字段名说明备注
对账单号由编码规则自动生成,具有唯一性,不允许重复系统自动生成
对账日期本次对账的日期,用于筛选对账期间的账务数据必填
对账时间对账的具体时间点,精确到时分秒必填
对账月份对账所属的月份,用于月结对账的数据筛选必填
结款方式选择结款方式:单结 / 月结 / 现金 / 现金后发货 / 发货后现金必填
结款单位类型选择结算对象类型:客户或供应商必填
结算单位选择具体的客户或供应商必填
上期结余上一对账周期结束后的账款余额系统带出
本期应收本对账周期内产生的应收账款合计系统计算
本期已收本对账周期内实际收到的款项合计系统计算
本期冲减本对账周期内经核准冲减的账款金额系统计算
本期坏账本对账周期内确认的坏账金额系统计算
本期返利本对账周期内产生的返利金额系统计算
本期加收本对账周期内需要额外加收的金额系统计算
本期合计= 上期结余 + 本期应收 - 本期已收 - 本期冲减 - 本期坏账系统计算
本期结余= 本期合计 + 本期返利 + 本期加收系统计算
金额计算公式

对账单金额自动计算逻辑

本期合计 = 上期结余 + 本期应收 - 本期已收 - 本期冲减 - 本期坏账
本期结余 = 本期合计 + 本期返利 + 本期加收
说明 本期结余即为本次对账结束后,该结算单位对应企业尚欠的应收余额(含返利、加收调整)
状态说明
未审核
对账单已生成,尚未审核确认
已审核
对账单已审核,数据锁定,可打印发送

操作按钮说明

对账管理提供以下操作按钮

新增 删除 审核 打印 刷新 操作日志
按钮触发条件说明
新增任意时刻进入新增对账单页面,填写对账基本信息后执行对账操作
删除未审核状态删除对账单,不可恢复
审核未审核状态审核通过后对账数据锁定,不可修改
打印已审核状态打印标准格式对账单,可发送给客户或供应商确认
刷新未审核状态重新从账簿拉取最新数据,更新对账单中的各项金额
操作日志任意时刻查看对账单的所有操作记录,包括创建、修改、审核等

主要操作步骤

按照以下步骤完成对账单的生成与确认

1

点击新增,填写对账基本信息

在对账管理列表中,点击"新增"按钮进入新增页面。填写对账日期、对账时间、对账月份、结款方式、结款单位类型,并选择具体的结算单位。这些信息将决定系统从账簿中拉取哪些范围的数据。

对账管理新增页面
对账管理新增页面 — 填写对账日期、结算单位等基本信息
2

点击对账按钮,明细自动加载

填写完基本信息后,点击页面中的"对账"按钮。系统根据选定的结算单位和对账月份,自动从账簿中拉取本期应收、本期已收、本期冲减、本期坏账、本期返利、本期加收等数据,并自动计算本期合计和本期结余。

对账数据自动加载
点击对账按钮后,系统自动汇总各项账款数据
3

核对数据,保存对账单

核对系统自动汇总的各项金额,确认本期合计和本期结余计算正确。若账务数据有更新,可点击"刷新"按钮重新拉取最新数据。确认无误后点击保存,生成对账单。

核对对账单数据
核对各项账款数据 — 确认本期合计和本期结余
4

审核后打印,发送给客户确认

保存后点击"审核"按钮,对账数据锁定。审核后可点击"打印"按钮,打印标准格式的对账单,发送给客户或供应商进行书面核对确认。客户签字确认后,对账完成。

审核并打印对账单
审核后打印对账单 — 可发送给客户进行书面确认
对账操作流程
填写基本信息
点击对账
明细自动加载
核对数据
审核
打印发送

若账务数据在保存后有更新,可在审核前点击"刷新"重新拉取最新数据;审核后数据锁定,不能再刷新修改。

常见问题与注意事项

使用对账管理时请注意以下几点
  • 对账前请确认对账月份和结算单位已正确选择,系统将根据这两项筛选对应时间段的账务数据。
  • 点击"对账"按钮后,系统会覆盖之前手动输入的数据,请先完成手动调整再执行对账操作。
  • 审核后对账单数据锁定,若需修改,需先联系管理员撤销审核状态,再进行修改后重新审核。
  • 打印前建议先预览核对格式,确保对账单信息完整、金额正确后再打印。
  • 刷新操作会重新从账簿拉取数据,若账务数据已发生变化(如补录了收款),刷新后对账金额会相应更新。
  • 操作日志记录了所有对该对账单的操作历史,审计查询时可通过操作日志追溯历史变更。

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